Análisis Constructivo de la gestión de un project Manager

Imagina que te encuentras en una situación en la que contratas una empresa de gestión de proyectos (PM) para liderar aspectos críticos de un proyecto de construcción. Sin embargo, observas que:

1. Comunicación Deficiente: Las solicitudes de seguimiento por tu parte (correos y llamadas) no reciben respuesta o, si las reciben, no aportan soluciones concretas al problema identificado. Esto genera incertidumbre y retrasa la toma de decisiones.

2. Compromisos Incumplidos: Tras reuniones con el responsable del equipo asignado al proyecto, e incluso con figuras directivas en oficinas centrales, los acuerdos establecidos no se implementan en los tiempos estipulados. Por ejemplo, el correo prometido con pasos claros no llega en el plazo acordado.

3. Falta de Proactividad: Como cliente, eres tú quien tiene que insistir para obtener actualizaciones o respuestas. Esto refleja una falta de liderazgo por parte de la empresa de PM para anticiparse a tus necesidades y resolver el conflicto.

4. Problemas Recurrentes: La problemática no solo no se soluciona, sino que parece agravarse con cada intento de resolución. Las reuniones no resultan efectivas y no se observa un cambio en la dinámica del equipo.

5. Impacto en el Proyecto: Esta cadena de eventos genera retrasos en el cronograma, afecta la confianza entre las partes y pone en riesgo la calidad final del proyecto.

   
   

Opciones y Mejoras Propuestas

Para resolver esta situación de manera estructurada, se pueden implementar las siguientes mejoras organizativas y operativas:

1. Definir Roles y Responsabilidades (Modelo RACI)

• Asignar claramente quién es responsable (R) de cada tarea, quién debe aprobarla (A), a quién se debe consultar (C) y a quién se debe informar (I).

• Esto asegura que no haya confusión sobre quién debe implementar los acuerdos alcanzados y evita la dispersión de responsabilidades.

2. Establecer un Protocolo Formal de Comunicación

• Implementar un calendario de comunicaciones formales (p. ej., informes semanales, reuniones de seguimiento, informes mensuales, etc.).

• Utilizar herramientas de colaboración (como Microsoft Teams, Asana, Trello, etc.) para registrar solicitudes, compromisos y actualizaciones, manteniendo transparencia y trazabilidad.

3. Registrar Acuerdos en Actas y Monitorear su Cumplimiento

• Cada reunión debe generar un acta con:

  • Acciones concretas.

  • Responsable asignado.

  • Fechas límite claras.

• El acta debe ser distribuida entre todos los participantes inmediatamente después de la reunión, sirviendo como referencia para supervisar el cumplimiento.

4. Implementar Sistema de Priorización por niveles

• Establecer una cadena de respuesta progresiva para conflictos o problemas persistentes. Por ejemplo:

  • Nivel 1: Responsable del proyecto local.

  • Nivel 2: Gerencia regional.

  • Nivel 3: Dirección general.

• Cada nivel debe tener plazos específicos para dar respuesta.

5. Integrar Herramientas de Gestión de Proyectos

• Adoptar software especializado para monitorizar avances, asignar tareas y reportar estados (Smartsheet, Wrike, o similares).

• Estas herramientas permiten visualizar el progreso en tiempo real, identificar cuellos de botella y garantizar que las tareas pendientes no se olviden.

6. Establecer un Plan de Contingencia

• Crear un plan de acción alternativo para resolver problemas críticos de manera rápida, minimizando el impacto en el proyecto.

• Esto podría incluir:

  • Equipos de soporte dedicados para resolver problemas específicos. en obra en específico, por ejemplo se tiene técnico de instalaciones, técnico de planificaciones BIM manager, técnico de costes, que no apoyamos en ellos en momentos determinados.

  • Cronogramas ajustados para mitigar retrasos.

7. Evaluar la Cultura Organizacional

• Realizar una auditoría interna para identificar barreras culturales que estén afectando la gestión del cliente.

• Fomentar una cultura centrada en el cliente, estableciendo indicadores de rendimiento (KPIs) relacionados con la atención y la resolución de problemas.

8. Liderazgo Activo y Revisión de Contratos

• Asegurarse de que los responsables de cada nivel jerárquico supervisen la ejecución de las acciones.

• Revisar el contrato con la empresa de PM para establecer cláusulas claras sobre tiempos de respuesta y penalizaciones en caso de incumplimiento.

Aplicación Práctica

Ejemplo de cómo se podría implementar esta mejora en el escenario descrito:

• Reunión con responsables: Antes de la reunión, se envía una agenda detallada. Durante la reunión, se redacta un acta en tiempo real que incluye acuerdos, responsables y plazos.

• Seguimiento inmediato: Se introduce el acta en una herramienta colaborativa como Asana, asignando tareas a los responsables identificados. El cliente tiene acceso al sistema para verificar el progreso.

• Plazo claro: Si no se recibe el correo acordado en el plazo establecido, el protocolo de escalación se activa automáticamente, informando a un nivel superior.

• Auditoría del proceso: Al finalizar el conflicto, se realiza una revisión para identificar las causas raíz y prevenir problemas similares en el futuro.

La gestión de proyectos no es solo una cuestión técnica, sino también de comunicación y confianza. Resolver problemas como este requiere no solo cambios operativos, sino también un compromiso firme por parte de la empresa de PM para priorizar al cliente y actuar de manera ágil y efectiva.